Após a reinauguração e um ano inteiro de trabalho no Arquivo Técnico do Departamento de Engenharia e Manutenção (Depem) de Bio-Manguinhos, as melhorias vão muito além da reforma na estrutura física do local. O maior ganho é a centralização da documentação, padronização da nomenclatura, e facilidade de acesso à informação contida nos mais de 9 mil documentos eletrônicos, 20 mil físicos e 200 manuais de equipamentos, trabalho em desenvolvimento pela equipe do Sigda.

A medida permite o pronto atendimento, disponibilizando o conteúdo em curto espaço de tempo, aos profissionais da unidade e principalmente aos do Depem, que precisam consultar tais materiais para desenvolverem seu trabalho.

“Há alguns anos,  o Sigda é responsável por controlar o arquivo das plantas e manuais do Depem, prestando um serviço dedicado a nossos profissionais. Temos uma interface grande, e é positivo que eles detenham o controle dessa documentação. Eles precisam regular isso, senão a gente se perde. Se o arquivo não estiver organizado, teremos enormes dificuldades em desenvolver nosso trabalho”, afirmou Frank Eduardo de Moraes Rego Fairbairn Coelho, da Divisão de Projetos (Dipro) do Depem.

Segundo Frank, para todo novo projeto de adequação de uma determinada área é preciso que se consulte o histórico da edificação. “Diagrama da rede de dutos, da rede elétrica, o layout, precisamos conferir tudo para a partir daí desenharmos as melhorias”, complementa.

"Acima de tudo, a melhoria na organização, controle e distribuição dos arquivos, traz celeridade a todas as necessidades referente a documentação, cuja excelência do serviço, favorece diretamente no bom andamento das auditorias realizadas em Bio-Manguinhos”, afirmou Frank.

Liderados por Carina Duim, os colaboradores do Sigda Andressa Hiromi Yamamoto, Fabricio de Araujo Fidélis e Thais Santos de Araujo estão a frente desse trabalho. “Nossa maior dificuldade é atender o usuário ao mesmo tempo em que tratamos desse passivo”, comenta Fabricio. A demanda é elevada. Em 2015, mais de 60% das solicitações de serviço (SOSs) atendidas pela Sigda foram do Depem.

"Foi preciso estabelecer uma nomenclatura para os documentos, classifica-los, estabelecer os procedimentos de empréstimo e consulta, começar a fazer o backup dos conteúdos. O desafio é contínuo, em 2016 o objetivo é centralizar todos os manuais de equipamento, e sistematizar todos esses documentos em um sistema para facilitar à disponibilização aos usuários”, complementa Carina.