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Encontro apresenta mapeamento de conhecimentos institucionais

encontro mapeamento 100x100Para debater como as empresas podem começar o trabalho de mapeamento de conhecimentos institucionais e como estruturar esse projeto, Bio-Manguinhos organizou o Encontro do Conhecimento da Linha Governança e Gestão hoje (3/7), no Auditório José Roberto Salcedo Chaves. A palestrante convidada foi a professora do MBKM e especialista em Gestão do Conhecimento pela Coppe/UFRJ e colaboradora da Petrobras, Raquel Balceiro. Na ocasião, ela abordou os tipos de mapeamento, dicas de por onde começar e lições de quem já empreendeu nesse tipo de iniciativa.

Ana Paula Carvalho, coordenadora da Gestão do Conhecimento de Bio, aponta como esse mapeamento é essencial para o Instituto. “Para nós da GC de Bio, o mapeamento dos conhecimentos organizacionais é importante por ser o direcionador estratégico para as práticas de gestão do conhecimento existentes. Como por exemplo a retenção do conhecimento. Dessa forma, podemos ter uma metodologia para identificar os conhecimentos críticos. Isso é importante para reter o conhecimento de funcionários que podem se aposentar ou ir para outra unidade da Fiocruz. Criar novas Comunidades de Prática; promover Encontros do Conhecimentos trazendo especialistas como a Raquel; buscar dados e informações de tendências tecnológicas, de mercado e apoio nas buscas de patentes; e realizar a codificação do conhecimento no repositório institucional são alguns exemplos para mostrar a importância estratégica de GC a partir do mapeamento dos conhecimentos organizacionais”, citou.

 

encontro mapeamento conhecimento

A especialista abordou os tipos de mapeamento, dicas de por onde
começar
e lições de quem já empreendeu nesse tipo de iniciativa.

 

Confira a entrevista que o BioDigital fez com a especialista:

BioDigital: Em Bio-Manguinhos, uma das competências essenciais que os colaboradores devem ter é visão sistêmica e, para isso, promove atividades para alinhar informações estratégicas entre as áreas. Em linhas gerais, para você, qual a importância da GC em um instituto que produz biológicos para o SUS?

Raquel Balceiro: Em toda instituição desse ramo, que investe tempo, recursos humanos e financeiros em uma série de pesquisas que podem ou não vir a se reverter em produtos comercializáveis, a GC é disciplina importantíssima à medida que permite a identificação dos conhecimentos estratégicos e críticos (isto é, que podem apresentar pouca prontidão num curto espaço de tempo) e que devem ser compartilhados, preservados, protegidos, desenvolvidos e aplicados na geração de inovações. O compartilhamento de conhecimento, tanto intramuros quanto entre instituições, permite a seus colaboradores o melhor direcionamento de seus esforços em pesquisas que venham se demonstrar efetivas e, por isso, acaba por se caracterizar em atividade essencial dentro do processo de GC.

 

BD: O objetivo desse encontro do conhecimento é debater o mapeamento de conhecimentos institucionais. Para que serve esse mapeamento?

RB: Mapear conhecimentos é a atividade do processo de GC que dá início ao ciclo. Muitas empresas erram ao achar que devem oferecer as ferramentas antes de identificar que conhecimentos devem ser geridos sistematicamente e, depois, não entendem porque a GC não acontece. As pessoas não querem assumir mais uma tarefa em sua rotina, se não enxergarem o propósito. Seja pela existência de legislação que obrigue aos colaboradores a registrarem cada etapa de suas atividades, seja por entenderem que esse processo traz benefícios a todo o grupo, implantar a GC de modo institucionalizado requer uma mudança cultural profunda. Só é possível se o gestor propuser uma estratégia factível, que se inicie com o mapeamento e vá se amplificando em ondas, de modo a contemplar todos os conhecimentos estratégicos da organização.

 

BD: Como esse mapeamento deve ser feito? Tem relação com a retenção do conhecimento organizacional?

RB: Existem algumas metodologias, mas é importante ressaltar que não devem ser vistas como uma tarefa "de outro mundo". Ao contrário, quando se consegue o envolvimento dos colaboradores, essa tarefa pode vir a ser realizada de modo rápido e transparente. Ela tem tudo a ver com a retenção do conhecimento organizacional, mas principalmente com a identificação de fontes, de especialistas, com a criação de repositórios e com a elaboração de taxonomias.

 

BD: Que riscos correm as instituições que não fazem esse mapeamento? Dois projetos similares provocando um trabalho redundante? Negociações malsucedidas que, se não forem retidas, não trarão aprendizados e experiências para futuros negócios? Funcionários deixam as instituições sem transmitir seus saberes e experiências? Seria isso? Cite exemplos.

RB: Hoje em dia, com o ritmo acelerado da globalização, já não se aceita que uma instituição que se enxerga como organização de ponta, atue sem estar embasada em um processo sistemático de GC. Todos os exemplos que deu são pertinentes. Posso mencionar ainda o tempo que já não dispomos para inserir um novo colaborador nas equipes (ambientação), que a GC ajuda a diminuir. Ou a facilidade com que se pode treinar toda uma equipe num processo novo quando se sabe exatamente quais lacunas de conhecimento de cada um e que conhecimentos esse time precisa desenvolver.

 

BD: É comum encontrar esses erros no mercado?

RB: Tenho me deparado com situações nas quais colaboradores que foram recentemente desligados eram os maiores detentores dos conhecimentos para a realização de atividades e, ao deixarem as suas empresas, não houve a preocupação com a retenção desses conhecimentos, deixando uma lacuna difícil de suprir. Como minimizar o impacto da perda desses profissionais e seus conhecimentos é algo que eu e meus alunos ainda estamos estudando.

 

BD: Temos em Bio-Manguinhos uma área chamada Escritório de Processos (Espro), que mapeiam os fluxos dos processos das áreas. Temos a Seção de Gestão de Documentos e Arquivos (Sigda), que armazena e cataloga imagens, vídeos, documentos, periódicos, deixando mais organizado os nossos arquivos. E, na Fiocruz, ainda existe o Arca, que é um repositório de artigos científicos, imagens e vídeos institucionais. Com sua experiência, quais medidas deveríamos tomar aqui além dessas iniciativas que já existem?

RB: Todas essas áreas, se atuarem de forma integrada, podem vir a ser alavancadoras de um processo institucionalizado de GC. Dizemos que essas ações, isoladamente, formam a base para a GC, porque organizam a informação e a disponibilizam para os colaboradores. Mas, GC é mais que isso, deve ser pensada de modo sistêmico, de tal maneira que seja orgânica e natural aos colaboradores, e não represente uma obrigação difícil de cumprir. Uma Comunidade de Práticas pode ser o elo de ligação de todas essas iniciativas, mas eu ainda acho preferível iniciar as ações com aquelas consideradas quick-wins do que tentar algo muito audacioso que não saia da fase de planejamento.

 

Texto e imagem: Gabriella Ponte 

 

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